oa系统以其“见长于工作流”的显著优势区别于erp、crm、hr等专业系统，成为众多大中型组织it系统中不可或缺的管理软件之一，然而多年来在费用支出与财务管理领域，oa系统仍旧仅仅扮演着对费用报销流程进行管理的角色，没有充分发挥其应有的潜力。
那么，oa系统作为具有高性价比优势的管理软件，如何实现功能定位与应用边界的有效突破？如何实现内在价值的本质提升？如何实现从“费用报销”到“预算费控全程管理”的时代跨越？在此，华天动力协同oa系统给出了自己的答案。
对费用支出与资金财务进行全流程的预算费控管理，并非oa系统中的某个功能模块所能解决的，华天动力协同oa系统专门为“预算费控的全程管理”构建了一个完整的支撑体系，其中包括前期计划阶段的预算大纲编制，预算执行过程中的费用管控，和对预算执行情况的分析与数据呈现。如下图：“预算费控的全程管理”支撑体系，
从上图不难看出，一个科学完整的预算费控管理体系涵盖了从确认费控范围、预算科目编制、预算申报、预算审批，到费用申请与支出审批、预算预警，再到预算调整与结转、预算分摊与预提，最后是预算分析与数据报表。
华天动力用oa系统构建“预算费控全程管理平台”的亮点
1. 确认费控边界与预算科目
依据未来1-3年的发展战略与未来1年的经营计划，财务部门负责编制年度预算大纲报请高层管理者审批，预算编制的工作往往从确定费控范围开始。
确定费控的部门边界
在实际操作中，不论超大型集团、大中型组织，还是小微企业，其内部并非所有的部门或分支机构都需要被纳入到预算费控的范围，
如上图所示，对于像金信集团这样的大型集团公司来说，其个别三级单位就可以不被纳入到费控管理的范畴，比如集团总部的总经办、人力资源部、财务部，除此之外的其它二级单位和三级部门都将被统一纳入到预算费控的管理范畴。
确定费控的预算科目
财务部门在编制预算科目时，都会根据自身的特点对预算科目分级并确认哪些费用需要进行预算费控，哪些支出则不需要进行费控，一般会将费用支出大致分为两大类，第一类是管理费用，主要包括工资、奖金、保险公积金、房租、水电，广告费、活动费、业务招待、差旅、交通、会务、培训等各类费用；二是非管理费用，比如营业税、增值税、所得税等各类税费。如下图，
导入预算数据
财务部门分别就“费控的部门边界”和“预算科目”反复与高层管理者沟通确认后，可以通过华天动力协同oa系统的数据导入接口，直接把预算数据从excel预算模板或金蝶、用友、erp等管理软件导入oa系统中。
2. 预算申报与审批
依据年度工作计划申报年度预算
费控范围和预算科目确定之后，财务部门会在华天动力协同oa系统中以“重要文件”的形式发布年度预算大纲，各部门或分子单位可在oa系统里第一时间收到新消息提醒，按照预算大纲的要求和本部门/分子单位的年度/月度工作计划与资金需求编制年度与月度预算，
从上图“生产事业部年度/月度预算申报”可以看出，生产事业部在2018年申报的预算总额是400000元，预算科目分别为“差旅费、管理费、培训费以及其他费用”，同时生产事业部也对各月度预算进行了申报。
年度预算的汇总与审批
各部门/分子单位在华天动力协同oa系统中完成各自的预算申报后，oa系统随即汇总各部门/分子单位所申报的预算数据，并开启年度预算的审批流程，cfo、ceo/董事长会结合年度财务指标、年度经营计划里的信息，以及各部门提交的年度工作计划，研究并最终确定其年度与月度预算额度，如下图。
3. 费用申请与报销审批
预算内费用申请
基于华天动力协同oa系统的预算费控全程管理平台，可以实现一般费用申请，如差旅费、招待费等各类费用的申请流程，
上图中，市场部在申请发布会广告费时，可以在华天动力协同oa系统中提交请款单，在填写表单时，可以添加相关附件“发布会广告投放明细”和关联表单“项目立项申请表”。当然，不同的单位对于预算费用的管控强度不同，有的单位个别科目超预算不可追加，有的单位则对个别科目在超出当月预算且在该科目项下年度预算尚未用完的情况下，仍可以成功提交费用申请。
预算内费用报销审批
对于已经发生的实际费用支出，可以在oa系统中提交费用报销单，比如市场部在市场推广活动中产生的招待费用，在oa系统中提交“业务招待费报销单”，如下图，
财务部门负责人和其他领导在审批时，可以查看该笔申请是否在预算内，该科目项下预算的可用余额是多少。特别地，在华天动力协同oa系统中，正在审批中的预算额度会被暂时冻结，直到审批流程完成后该笔额度会被划转到“已用额度”中。
设置预算偏差预警
华天动力协同oa系统可以对每个部门／分子单位的每个预算科目，依据不同的业务类型设置不同的预算临界值预警，具体表现为一个“科目预警和允许偏差”，如下图所示，
如果设置广告费科目预警为95%，则表示当广告投放实际发生费用支出达到广告预算额度95%以上时，oa系统会发出预警提醒；有的单位允许个别预算科目的实际费用支出超出预算额度的5%（允许偏差），当实际费用支出超过预算的105%时，则无法直接申请审批，需要进行“预算外费用的审批”。
预算外费用审批
对于某些计划外的特殊费用支出，当初在做预算时没有编制相应类目或业务的预算科目，或是已有预算科目因为某些特殊情况实际费用支出超出预算，华天动力协同oa系统也可以提供在预算期内新增预算科目和对已有科目的预算追加功能。
4. 预算调整与结转
预算调整
在实操中往往会出现两种“预算不足”的情况，一种是总体预算不足，另一种是结构性预算不足。对于总体预算不足的情况，可以在华天动力协同oa系统里发起“追加预算”的申请流程，如下图所示
所谓“结构性预算不足”，比如市场部年度总体预算尚未用完，但是“广告费”项下的实际花费已经超过预算额度的105%，此时，可以在市场部总体预算内部进行预算调整。
预算结转
如果到当月的最后一天预算没有用完，华天动力协同oa系统可以将其自动结转到下月，并对相应科目的预算额度进行累加，但如果到一个财年结束仍有剩余预算，则系统默认自动清零。
5. 预算分摊与预提
“公共费用”的预算分摊
对于进行全面预算费控的单位，除了上面提到的各个部门/分子单位的常见费用，还有一个“公共费用”的分支，比如房租、水电、网络专线与电话费用，财务部门需要把这些“公共费用”分摊到各个部门的预算里。
财年期末的费用预提
不论财务年度是在12月封账还是在次年的2、3月份封账，只要在财年期末封账前，哪个部门还有预算余额的，比如，it部门在“it系统建设费”科目项下还有150万的可使用预算额度，it部门就可以在oa系统里预提预算余额，确保it系统采购项目的顺利执行，待下一财年财务开账后，再报销仍可计入上一财年预算。
6. 多维预算分析与数据报表
华天动力协同oa系统可以专门针对预算执行情况进行多维度的数据分析与呈现，高层管理人员可以随时了解不同部门/分子单位、不同预算周期、不同预算科目的总额、已花费金额、冻结中金额、剩余预算金额，如下图所示，
同时，高层管理人员还可以从上图中点选某个部门，按部门查看预算科目的费用支出明细表，
上图中，部门的年度预算总额，预算余额，已发生费用，冻结费用各占百分比，以及像差旅费、培训费、招待费这样的预算科目的各项年度/月度数据都可以清晰地汇总在一张表上。
综上不难看出，对预算和费控的管理不能也不应该仅仅停留在财务层面，也更不是一个财务部门所能完成的。基于华天动力协同oa系统构建的“预算费控全程管理平台”，可以对预算执行过程与执行结果的反馈进行有效管控，可以让组织的预算管理、费控管理不流于形式，真正落地执行，可以统一组织各部门/分子单位的业务信息、项目信息、人力资源信息、以及工作计划与费用支出计划，让所有部门都参与进来，让预算费控成为每个员工开展工作所必需的“工具”而非阻碍进度与工作效率的“枷锁”，同时，“预算费控全程管理平台”也可以使高层管理者/决策者随时了解每一笔资金的流向，及时发现预算的实际执行效果以及存在的问题，逐一分析研究并采取相应的控制策略，由此，华天动力协同oa系统真正完成了从传统的oa报销审批到预算费控全程管理的时代跨越。